Słoneczny Dom Sp. z o.o. - zarządzanie i administrowanie nieruchomościami | e-kartoteka

Instrukcja e-kartoteki

Logowanie

Do systemu WELES 3 mogą zalogować się tylko użytkownicy (właściciele/lokatorzy), którym takie uprawnienia zostały nadane przez administratora nieruchomości.

Warunkiem zalogowania się jest bowiem posiadanie ważnego identyfikatora - nazwy użytkownika oraz hasła, które mogą Państwo otrzymać od swojego administratora.

Procedura logowania do systemu jest taka sama dla wszystkich jego użytkowników i została szczegółowo opisana w dziale "wymagania". Aby otworzyć okno logowania do aplikacji WELES 3 bezpośrednio z tej witryny proszę kliknąć tutaj. Po pojawieniu się okna należy w odpowiednie pola wpisać swój identyfikator - nazwę użytkownika oraz hasło, które otrzymali Państwo od swojego administratora.

Widok główny użytkownika

Po zalogowaniu się do systemu użytkownik widzi po lewej stronie listę ze wszystkimi informacjami oraz dokumentami, które dotyczą jego osoby i zostały wprowadzone do, bądź wygenerowane przez system. Na samej górze okna znajduje się menu główne aplikacji, gdzie dostępne są dwa elementy: Funkcje F i Pomoc P. Poniżej znajduje się pasek zakładek, które służą do wyboru zakresu/rodzaju wyświetlanych danych - modułu pracy z aplikacją. Dostępne są cztery zakładki: Rozrachunki, Zasoby, Materiały/Uchwały oraz Forum. Zakładkę wybieramy (aktywujemy) przez kliknięcie na niej lewym przyciskiem myszki.

Szczegółowy opis interfejsu programu WELES 3 znajdą Państwo w pełnej dokumentacji programu w rozdziale Interfejs W3.

Zakładki

Zakładka Rozrachunki

Aktualności

W aktualnościach możemy zobaczyć aktualne salda kont rozrachunkowych oraz komunikaty:

Nowych wypowiedziach na forum.
Wprowadzonych odczytach.
Zaksięgowanych dokumentach.
Wiadomościach od administratora nieruchomości.

Moje dane

W polu możemy sprawdzić swoje dane adresowe, wprowadzić swój nick na forum oraz dodać adres e-mail.
W formularzu należy podać swój istniejący adres e-mail (ten, z którego korzystamy) oraz wyrazić zgodę na otrzymywanie korespondencji (wybierając TAK) i zatwierdzić swój wybór klikając Zatwierdź.

Adres ten, podobnie jak Państwa dane osobowe nie będzie przez system udostępniany żadnym firmom i osobom postronnym (tzw. "trzecim"). Służył on będzie tylko i wyłącznie do:

Dostarczania dokumentów przygotowanych przez administrację budynku.
Odzyskiwaniu hasła dostępu do programu.
Interwencyjnych kontaktów z administratorem.

Zestawienie rozrachunków

W zestawieniu widzimy obroty na naszych kontach rozrachunkowych z WM. W tabelce ukazują się nam obciążenia i wpłaty, z podziałem na miesiące. Aby wyszczególnić obroty na poszczególnych podkontach należy kliknąć na odpowiadającą podkontu pozycję z listy po lewej stronie. W oknie po prawej stronie wyszczególnione zostaną dokumenty obciążające oraz wpłaty właściciela.

Dokumenty

Zestawienie dokumentów wystawionych właścicielowi. Gdy klikniemy na dokument z listy, po prawej stronie pokarze się nam jego szczegółowa zawartość.

Zakładka Zasoby

Dane

Gdy klikniemy na przycisk Dane, wyświetli się nam lista danych lokalu/mieszkania. Są one traktowane jako podstawa do naliczania należności. Gdy przy pozycji jest widoczny +, znaczy to że dana zmienia się w czasie. Kliknięcie na + spowoduje rozwinięcie historii zmian tej danej. Każda Dana ma swój unikatowy numer ID podany w nawiasach.

Liczniki

Gdy klikniemy na przycisk Liczniki, Wyświetlą się nam wszystkie liczniki wprowadzone w lokalu. Są one podzielone na grupy (np. Woda, Ciepło) a w każdej z nich znajduje się odpowiedni typ licznika (ZW - zimna woda, CW - ciepła woda, CO - licznik ogrzewania). Dla każdego licznika wyświetlają się nam odczyty, zużycia oraz prognozy.

Stawki

Gdy klikniemy na przycisk Stawki, wyświetli się nam lista wszystkich stawek branych do wyliczenia należności. Zazwyczaj są one przypisane do wszystkich lokali w jednakowej wysokości. Jeśli przy nazwie stawki jest + oznacza to że nastąpi lub już nastąpiła zmiana stawki. Wszystkie stawki maja swój unikatowy numer ID podany w nawiasach.

Algorytmy

Algorytmy służą do informowania programu w jaki sposób ma naliczać należności. Algorytmy są podzielona na tzw. grupy należności (np. Media i Eksploatacja; Fundusz remontowy). Każdy z algorytmów opatrzony jest unikatowym numerem, wyświetlonym w nawiasach po nazwie. W kolumnie Ryczałt podane jest działanie przedstawiające sposób naliczania zaliczki. Na przykład [D1]*S210, Dana D1 jest mnożona przez stawkę S210.

Zakładka Materiały/Uchwały

Tutaj powinny być widoczne (o ile zostały wprowadzone do systemu przez administratora) wszystkie materiały informacyjne w postaci dowolnych plików (dokumenty,obrazki,itp.) z klasyfikacją (czego dotyczą - np. Ogólne, "NAZWA NIERUCHOMOŚCI", itp.). Informacje, które są wyświetlane to: </div>

Nazwa	Nadana przez administratora nazwa odnośnika do pliku
Dodany	Data dodania/wprowadzenia pliku do systemu

Klikając na odpowiedni odnośnik, możemy obejrzeć plik (jeśli oczywiście posiadamy odpowiednie oprogramowanie umożliwiające jego otwarcie) za pomocą wskazanej aplikacji lub zapisać go sobie na komputerze.

Zakładka Forum

Forum służy do komunikowania się z innymi właścicielami lokali w danej nieruchomości. Możemy na nim dyskutować na tematy związane z wspólnotą, oraz przekazywać informacje administratorowi. Napisanie odpowiedzi na wypowiedz innego właściciela jest proste, wystarczy wybrać wątek który nas interesuje (lub stworzyć nowy), zaznaczyć post, w górnej ramce wpisać tekst i kliknąć przycisk Odpowiedz. Zachęcamy do korzystania z forum.

Dokumenty

Naliczenia

Dokument ten wystawiany jest co miesiąc. Wyszczególnione są na nim wszystkie zaliczki obowiązujące w wspólnocie mieszkaniowej. Zaliczki posegregowane są w grupy należności. Dodatkowo może być drukowane "Podsumowanie" na którym będą pokazane indywidualne numery kont bankowych na które trzeba wplatać należności.

Rozliczenie liczników

Dokument ten przedstawia rozliczenie medii świadczonych w lokalach, takich jak zimna woda, podgrzanie wody czy energii cieplnej. Dzieli się on na trzy grupy:

Obciążenie uprzednie

Zestawione są w niej wszystkie zaliczki zebrane za świadczenia, podlegające rozliczeniu. Pogrupowane są w nazwami naliczeń i ułożone chronologicznie. Każda z pozycji powinna być taka sama jak na druku naliczeń za odpowiedni miesiąc.

Widok skrócony:

Obciążenie bieżące

W tabelce tej przedstawione są kwoty wyliczone na podstawie różnicy pomiędzy odczytami liczników na koniec i początek okresu rozliczeniowego. Wartości w kolumnie Ilość powinny odpowiadać sumarycznemu zużyciu liczników danego typu.

Różnica

Wyliczona jest tutaj różnica pomiędzy obciążeniem bieżącym a tym które było (zaliczkami). Jeżeli w wyniku rozliczenia otrzymamy kwotę ujemną to znaczy że właściciel otrzymuje zwrot.

Rozliczenie te może być też wydrukowane w formie całkowicie skróconej:

Rozliczenie kosztów

Rozliczenie kosztów...

Obciążenie uprzednie

W Obciążeniu uprzednim zawsze są pokazane dokumenty obciążające właściciela kosztami branymi do rozliczenia.

Widok skrócony:

Obciążenie bieżące

....

Różnica

....

Formaty plików

Najczęściej występujące formaty plików/dokumentów i odnośniki do przykładowego (dostępnego bez opłat), oprogramowania umożliwiającego ich otwarcie/przeglądanie:

	Typ pliku	Aplikacja
	PDF	Adobe Reader
	ZIP	7-Zip
	OpenDocument (ODT,ODS,...)	OpenOffice
	DOC/DOCX	Word Viewer
	XLS/XLSX	Excel Viewer
	PPT/PPTX PPS/PPSX	PowerPoint Viewer
	RAR	WinRAR

« poprzednia